14 tips om efficiënt te werken

 

Stress op het werk kennen we allemaal.  Maar een ezel stoot zich geen twee keer aan dezelfde steen. Ga na wat de stress veroorzaakte en leer ervan. Hieronder 14 tips die je kunnen helpen om efficiënt te werken.

 

1.       Spreek met jezelf af hoe groot het aantal mails in je inbox maximaal mag zijn. Archiveer mails die je wilt bewaren en gooi de rest weg

2.       Leg persoonlijke mappen aan in je outlook en sorteer de mails die je wilt bewaren daarin.

3.       Prioriteer je mails met gekleurde vlaggetjes en noteer de kleuren met hun betekenis in je takenlijst. Dan kun je dat er altijd even bijpakken als je vergeten bent waar de kleur voor staat.

4.       Leg een TO-DO lijst aan voor komende zaken en maak eens in de zoveel tijd een DONE!-Lijst Je zult zien hoeveel voldoening het geeft om te zien wat je allemaal gepresteerd heb de laatste tijd.

5.       Maak een jaarplanning . Noteer alle taken die je hebt en geef met kleuren aan of het flexibel in te plannen taken zijn of taken die een vaste plek hebben in het jaar. Zo heb je inzicht in de piekperiodes en rustige periodes.

6.       Maak geen onnodige afspraken in piekperiodes. Neem geen extra opdrachten aan in piekperiodes. Dan hou je ruimte over voor adhoc zaken die niet kunnen wachten, zónder dat je klem komt te zitten in je planning.

7.       Plan geen afspraken in de laatste 2 werkdagen voordat je met vakantie gaat. Zo kun je alle lopende zaken rustig wegwerken of overdragen voordat je weggaat. En plan geen afspraken op de dag dat je weer begint.

8.       Stel je afwezigheidsassistent één dag eerder in voordat je werkelijk weggaat.

9.       Noteer de klussen die je in de week voor je vakantie hebt gekregen in je agenda of je digitale takenlijst. Zo ben je verzekert van een reminder.

10.   Plan administratie-taken in je agenda. Dit voorkomt dat je je agenda zo volstouwt met afspraken dat je nergens anders meer tijd voor hebt.

11.   Scan documenten die je hard-copy hebt gekregen in.  Archiveer ze en gooi de papieren versie weg.  Wanneer je hier een gewoonte van maakt, hoef je nooit meer te zoeken in stapels papieren.

12.   Scan artikelen die je wilt bewaren in en archiveer ze. Zo hoef je de magazines zelf niet te bewaren.

13.   Ga niet op een flexplek werken wanneer je geconcentreerd moet werken. Neem een stilte-plek. Niet gezellig, wel effectief.

14.   Maak je gebruik van veel verschillende printers? Leg een lijstje aan van printernummers en bewaar deze in je mobiel